Основные
понятия и термины Access
Терминология,
используемая в базах данных
В деловой и личной сфере часто приходится работать с
данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом
деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания
и организационные навыки.
В общем смысле термин база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах
реального мира в какой-либо предметной области или разделе предметной области.
Увеличение объема и структурной сложности хранимых
данных, расширение круга пользователей информационных систем выдвинуло
требование создания удобных средств интеграции хранимых данных и управления
ими. Это и привело к появлению в конце 60-х годов первых промышленных систем
управления базами данных.
Под системой
управления базами данных (СУБД) понимают совокупность языковых и
программных средств, предназначенных для создания, ведения и применения баз
данных.
Обычно различают три класса СУБД: иерархические,
сетевые и реляционные. В дальнейшем будем изучать реляционные базы данных,
которые в последнее время получили наибольшее распространение.
В реляционных
базах данных для хранения информации
используют таблицы. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые
называются записями и полями
соответственно. При работе с данными из нескольких таблиц между таблицами
устанавливаются связи.
Рассмотрим технику создания простейших баз данных на
примере СУБД Access.
Общие сведения об Access
MS Access - это система
управления базами данных, входящая в состав профессиональной редакции пакета Microsoft Office.
Access позволяет:
проектировать
двумерные таблицы с разными типами данных, включая поля объектов OLE;
устанавливать
связи между таблицами с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и
удаления записей;
вводить, хранить,
просматривать, сортировать, изменять и выбирать данные из таблиц с
использованием различных средств контроля информации;
создавать,
модифицировать и использовать производные объекты базы данных - формы, запросы,
отчеты;
отображать
результаты в графическом виде;
выполнять
различные вычисления в процессе подготовки отчетов или запросов;
вставлять данные
в другие приложения пакета Microsoft Office.
Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами
визуального проектирования объектов и это дает возможность пользователю быстро
создавать полноценную базу данных.
Представьте себе, что перед вами стоит задача собрать
и систематизировать в одной базе данных информацию о студентах какой-либо
группы. Речь, в частности, идет об их кратких анкетных данных (пол, дата
рождения, домашний адрес и телефон), сведениях об их успеваемости по семестрам,
информации о заболевании и сведениях о родителях
(фамилия, имя, отчество, место работы и рабочий телефон).
С помощью этой базы данных вы сможете быстро:
найти адрес
студента и номер его домашнего телефона;
получить сведения
о студентах, живущих в данном районе;
выбрать всех
неуспевающих студентов;
получить список
студентов, имеющих день рождения на текущей неделе.
Кроме того, вы сможете:
вычислить средний
балл каждого студента;
создать диаграмму
успеваемости группы;
получить сведения
о заболеваниях студентов в данной группе;
получить сведения
о месте работы родителей студентов и, при необходимости, их рабочий телефон.
Ссылка на это приложение обычно находится в
подчиненном меню Программы пункта Главное меню.
Окно программы Microsoft Access
После запуска программы на экране появляются окно
приложения, а также диалоговое окно, в котором пользователь должен выбрать
один из следующих вариантов продолжения работы (рис. I):
самостоятельное
создание базы данных (переключатель Новая база данных);
Рис.1. Диалоговое окно создания или открытия базы
данных
создание базы
данных с помощью мастера (переключатель Запуск мастера);
открытие одной из
существующих баз данных (переключатель Открыть
базу дачных).
В результате выбора переключателя Новая база данных
образуется пустая база данных, в которую впоследствии можно поместить таблицы,
формы, отчеты, запросы и т.д. При использовании этого способа вы имеете полный
контроль над процессом создания базы данных, но здесь требуются дополнительные
затраты времени.
Если же вы остановите свой выбор на переключателе Запуск
мастера, то после нажатия кнопки ОК начнется процесс создания новой базы
данных на основе какой-либо базы из коллекции Access
(в Access имеется 22 мастера баз данных). Этот способ
создания базы данных намного проще в исполнении, более удобен и весьма
эффективен. Мастер по мере своей работы автоматически вставляет необходимые объекты
в соответствии с вашими указаниями.
Мастер базы данных позволяет задать:
общий заголовок
базы данных;
таблицы и поля,
которые можно включить;
общий фон для
формы;
стили отчетов.
Хотя с помощью мастеров нельзя создать такие сложные
базы данных, как при использовании «ручного» способа, но зато они позволяют
настраивать базы данных с учетом ваших требований. С их помощью базы создаются
легко и просто.
В случае необходимости открыть существующую базу
данных следует установить переключатель Открыть
базу данных. В результате нажатия кнопки ОК появится список для
выбора базы, которую надо открыть. Если необходимая база данных не указана в
этом списке, ее можно отыскать в окне Открытие базы данных, которое
открывается вследствие щелчка на строке Другие файлы и нажатия кнопки ОК.
Вы можете отказаться от выбора базы данных при запуске
программы Access, нажав кнопку Отмена
в окне создания и открытия базы данных.
Планирование базы данных
Перед тем, как приступить к созданию базы данных,
желательно иметь соответствующий план. Это поможет вам сэкономить время и
силы. Ниже даны советы, которыми вы можете для этого воспользоваться:
- если вы будете создавать новую базу данных на основе
существующей (созданной «вручную» или с помощью мастера), то изучите способ
организации данных в имеющейся базе. Это поможет вам, когда вы приступите к
созданию таблиц и запросов Access;
- если вы будете создавать базы данных «вручную», то
тщательно продумайте, на какие логические категории могут быть разделены данные;
- заранее спланируйте поля, которые будут содержаться
в таблицах базы данных;
- определите, какие поля внутри отдельных таблиц могут
служить «ключевыми».
Ключевое поле - это поле, имеющееся в каждой записи и идентифицирующее
ее как уникальную. Ключевые поля используются Access
также для определения порядка сортировки записей и для ускорения обработки
запросов.
Создание базы данных при
запуске Access. Окно базы данных
Задание I.
Создать базу
данных, в которой бы хранилась информация о студентах какой-либо группы.
Будем создавать эту базу данных «вручную».
1) Установим переключатель Новая база данных и
щелкнем на кнопке ОК;
2) откроется окно Файл новой базы данных, в котором
необходимо указать имя новой базы данных и указать, на каком диске и в какой
папке он будет храниться. Имя файла указывается в поле ввода Имя
файла. По умолчанию Access присваивает новой
базе данных имя dbl, а если база данных с таким
именем уже существует, то db2 и т.д. Имя базы данных не должно содержать больше
255 символов и
может содержать пробелы. Введем имя файла базы данных,
которое отражает ее содержание, например, ГРУППА;
3) для закрытия диалогового окна выполним щелчок на
кнопке Создать. В результате
будет создана новая база данных, а на экране появится пустое окно, в которое
можно поместить ее объекты.
Окно базы
данных
В окне базы данных систематизированы объекты базы
данных – таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули, каждый из которых
располагается на одноименной вкладке.
Рис. 2. Окно базы данных
Окно базы данных имеет свою строку заголовка, в
которой отображается ее имя.
Изначально окно базы данных является пустым.
Объекты базы данных
Таблицы
Таблица - это основной объект базы данных. База данных
может включать несколько таблиц. Так, в нашем случае, например, в одной
таблице будут храниться анкетные данные о студентах (таблица Сведения
о студентах), в другой - данные об их годовой успеваемости (таблица Годовая
успеваемость группы), а в третьей - сведения о родителях (таблица Сведения
о родителях).
В Access таблицей является
совокупность данных, объединенных общей темой. Для каждой темы отводится
отдельная таблица, что позволяет избежать повторений сохраняемых данных. Это
положительно сказывается на эффективности работы с базой данных и уменьшает
вероятность возникновения ошибок ввода.
Каждая строка таблицы представляет собой запись, а
столбец - поле. Запись содержит набор данных об одном объекте (например,
фамилию студента, его адрес и домашний телефон), а поле - однородные данные обо
всех объектах (например, список студентов).
Запросы
Запросам присущ обширный круг функций. С помощью
запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из одной и даже
нескольких таблиц. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько
записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Они также
используются в качестве источника данных для форм и отчетов.
Но в первую очередь запросы предназначены для отбора
данных на основании критериев.
Формы
Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению,
или маску, накладываемую на набор данных. Форма-бланк позволяет упростить процесс
заполнения базы, что дает возможность поручить ввод информации персоналу
невысокой квалификации. С помощью формы-маски можно ограничить объем
информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе.
Отчеты
Отчет - это гибкое и эффективное средство для
организации данных (в основном - таблиц и запросов) при выводе на печать. С
помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в
котором требуется. В Access существуют разнообразные
способы оформления отчетов.
Макросы
Макросом называют набор из одной или более
макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или
печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых
задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который
откроет отчет.
В состав базы данных целесообразно включить макросы,
автоматизирующие процессы заполнения, отбора информации и т.д.
Модули
Выполнять операции, которые невозможно реализовать с
помощью команд или макрокоманд Access, позволяют дополнительные
средства-процедуры обработки событий или выполнения вычислений, написанные на
языке Visual Basic for Applications (VBA). Такие
процедуры оформляются в виде модулей.
Отметим, что с каждым объектом базы данных мы можем
работать в двух режимах:
в оперативном
режиме - когда мы просматриваем, изменяем или выбираем информацию;
в режиме
конструктора - когда мы создаем или изменяем макет, структуру объекта (например,
структуру таблицы или макет отчета, запроса и т.д.).
Для перехода в режим конструктора макета необходимо
маркировать имя объекта и нажать кнопку Конструктор, расположенную на
вкладке справа.
Отметим также, что любой объект базы данных можно
создавать либо «вручную», либо с помощью Мастера.
Типы данных
|
Текстовый |
Используется для текста и чисел, не участвующих в вычислениях
(например, номера телефонов). Поля этого типа содержат текст, объем которого
не должен превышать 255 символов. |
|
Числовой |
Поля этого типа содержат числовые значения, диапазон
которых определяется параметром Размер
поля. |
|
Дата/время |
Используется для хранения дат (в диапазоне лет от
100 до 9999) и времени суток. |
|
Денежный |
Используется для хранения чисел, содержащих 15 разрядов
слева от десятичной точки и 4 разряда справа от нее. |
|
Счетчик |
Поле Счетчик
заполняется автоматически. Access самостоятельно
увеличивает значение переменной в этом поле, присваивая каждой записи новый
номер. |
|
Логический |
В таких полях сохраняются значения
Да или Нет. Поле MEMO В таких полях
хранятся текстовые и числовые данные объемом не более 64000 символов. |
|
Поле объекта OLE |
В поля данного типа помещают объекты, обработанные
графическими программами. |
