Отчеты

 

Отчеты используются для отображения данных таблицы или запроса в удобном для пользователя формате (с заголовками и номерами страниц).

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы и запроса, яв­ляющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при раз­работке отчета. При создании отчета можно использовать несколько таблиц и запросов.

Использование отчетов имеет следующие достоинства:

­         данные могут быть представлены в удобной для чтения и анализа форме;

­         отчет позволяет включать и печатать графические объекты (например, диаграммы);

­         обеспечивается возможность работы с материалом, напечатанным на бумаге.

 

Создание отчетов

Отчеты можно создавать двумя способами:

­         при помощи мастеров отчетов/автоотчетов;

­         «вручную».

Существуют три основных мастера отчетов/автоотчетов, которые помо­гают создать отчет:

Автоотчет в столбец	Быстро автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы или запроса в виде одного столбца.
Ленточный автоот­чет	Быстро автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы или запроса в виде таблицы.
Мастер отчетов	Обеспечивает полный контроль включаемых таблиц и полей, а также высокую степень на­стройки

 

Задание 18.

Создать автоотчет по запросу Дата рождения.

1)      щелкнем кнопку Создать на вкладке Отчеты окна базы дан­ных;

2)      выберем в качестве источника данных запрос Дата рождения;

3)      выберем один из автоотчетов;

4)      после щелчка на кнопке OK Access создает отчет.

 

Самостоятельная работа № 7

1)      Создать автоотчет в столбец по запросу Телефоны.

2)      Создать автоотчет в столбец по запросу Дата рождения.

 

Создание отчета с помощью мастера

Рассмотрим основные этапы процесса проектирования отчета.

 

Задание 19.

Создать отчет по запросу Рейтинг учеников.

1)  нажмем кнопку Создать на вкладке Отчеты окна базы данных;

2)  выберем в качестве источника данных запрос Рейтинг студентов;

3)  запустим мастер отчетов и в первом диалоговом окне мастера перене­сем из списка Допустимые поля в список Выбранные поля следую­щие поля: Фамилия, Имя, Оценка (переместить поле из одного списка в другой позволяет кнопка со стрелкой (>));

4)  после того, как все названные поля окажутся в правом списке и будут расположены в нужной последовательности, щелкнем на кнопке Да­лее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно мастера;

5)  особенность отчетов заключается в возможности группировки данных, что значительно улучшает внешний вид документа и повышает его удобочитаемость;

6)  нажмем кнопку Далее;

7)  в следующем диалоговом окно мастера зададим способ сортировки данных;

8)  перейдем в следующее окно мастера, в котором укажем, как данные должны располагаться в отчете. Активизируем, например, переключа­тель Структура 1;

Мастер предоставляет возможность просмотреть, как выглядит отчет при выбранном способе расположения данных. Для этого отведена ле­вая часть его окна.

В области Ориентация этого же окна можно выбрать подходящую ориентацию  листа.

С помощью опции Настроить ширину полей для размещения на одной странице подбирается оптимальная ширина полей. Нажмем кнопку Далее:

9)  в следующем окне мастера можно выбрать стиль оформления отчета. В нем также имеется поле для просмотра образцов. Выберем, напри­мер, стиль Формальным и нажмем кнопку Далее;

10)           в поле Задание имени отчета Access по умолчанию вводит имя таблицы, на основе которой создавался отчет. В нашем случае при­свойте отчету имя Рейтинг студентов;

11)           щелкнем кнопку Готово.

Если вас не устраивает расположение полей, подписи к данным, то вы можете воспользоваться возможностями Конструктора.

 

Самостоятельная работа №8

1)    Создайте отчет Сводные данные, в котором указаны следующие све­дения:

Фамилия, Имя студента, сведения о матери, сведения об отце, домаш­ний адрес (таблица Сведения о студентах). Измените размер полей так, чтобы в них отражались все данные.

2)    Создать отчет, в котором бы отражались сведения из таблицы Сведе­ния об учениках, данные которого группировались по году рождения.

 

Конструктор отчетов

Режим конструктора форм и конструктора отчетов очень похожи. Вся об­ласть отчета разделена несколькими горизонтальными линейками на зоны: За­головок отчета, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул, Примечание отчета. Высоту зон можно менять при помощи мыши.

Все элементы отчета представлены в режиме конструктора в качестве объектов. После того как объект выбран, он окружается рамкой с маркерами. Маркеры служат для изменения размеров объекта.

При просмотре отчета в режиме конструктора видно, что многие объекты в отчете располагаются парами. Такие объекты удобно перемещать в связке.

Если указатель мыши принимает вид раскрытой ладони, то расположен­ные рядом объекты можно двигать одновременно. В таких случаях их взаимное расположение не изменится.

Если указатель мыши имеет вид указующего перста, то перемещать мож­но один объект.

Для удобства позиционирования в поле отчета выведена сетка. Програм­ма позволяет автоматически выравнивать объекты по сетке. Соответствующие команды находятся в меню Формат.

Для создания в отчете новых объектов - элементов управления - в режиме конструктора на экран выводится Панель элементов. Элементы управления не­достаточно просто создать - их необходимо запрограммировать.

Нижний колонтитул используется для вывода данных, таких как итого­вые значения, даты или номер страницы, печатающихся внизу на каждой стра­нице отчета. Программа по умолчанию вставила в колонтитул поле, исполь­зующее длинный формат даты, с функцией Now(), а также поле с выражением, в которое входят системные переменные Page (Страница) и Pages (Страниц).

Для добавления или удаления нижнего колонтитула выберите в меню Вид команду Колонтитулы. Чтобы скрыть один из колонтитулов установите для него в свойстве Высота значение 0.

 

Самостоятельная работа № 9

1.  Измените тип шрифта, размер в отчете Сводные данные так, чтобы отчет выглядел эффектно.