Формы

 

Работа с данными в режиме таблицы имеет существенный недостаток: если полей слишком много, они не умещаются на экране и приходится прибе­гать к различным манипуляциям, чтобы оптимизировать представление: на­пример, убирать некоторые столбцы, менять их положение.

После создания базы данных (и, возможно, одной или более таблиц) вы можете создать формы для просмотра данных в более удобном виде. Форма может служить средством защиты базы данных от неквалифицированных поль­зователей, а также ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденци­альную информацию.

Любая форма строится на основе Access-таблицы или запроса. Имена полей извлекаются из спецификации таблицы, а поля в форме можно располо­жить по своему усмотрению. На основе одной таблицы можно построить не­сколько форм.

 

Создание форм

В Access существует несколько способов создания форм:

Автоформа

Автоматическое создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов. Это наиболее простой и быстрый способ создания формы.

Существует три разновидности автоформы:

Автоформа: в стол­бец	Для каждой записи отводится отдельная страница формы. Подходит для записей с большим числом полей.
Автоформа: ленточ­ная	Каждая запись размещается в одной стро­ке таблицы. Позволяет наглядно предста­вить несколько записей.
Автоформа:   таб­личная	Имеет вид таблицы и выступает в качестве подчиненной формы в составных формах.

 

Рис. 19. Окно создания форм

 

Мастер форм	Создание формы с помощью мастера; в зависи­мости от назначения формы мастер предлагает на выбор стандартные шаблоны и стили оформ­ления.
Конструктор	Создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструкто­ра форм. Также предназначен для обработки го­товых форм.
Диаграмма	Создание формы с диаграммой на основе вы­бранных полей таблицы.
Сводная таблица	Создание сводной таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access.

 

При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные таблицы или запроса, на основе которого была создана форма. Благодаря этому содер­жимое формы всегда соответствует информации в таблицах или запросах.

Построение стандартной формы осуществляется следующим образом:

1)      в окне базы данных выберите вкладку Формы;

2)      нажмите кнопку Создать;

3)      в диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна;

4)      выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма. При использовании мастера форм ис­точник данных для формы следует указывать в диалоговом окне мас­тера;

5)      нажмите кнопку ОК;

6)      если на шаге 3 были выбраны Мастер форм, Диаграмма или Сводная таблица, то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера. При выборе элементов Автоформа: ленточная или табличная форма создается автоматически.

Изменить созданную форму можно в режиме конструктора.

 

Задание 17.

Создать для каждого ученика личную карточку со всеми полями из таб­лицы Сведения об учениках.

Создадим эту форму с помощью мастера:

1)      выберем вкладку Формы окна базы данных и нажмем кнопку Соз­дать;

2)      в появившемся окне Новая форма зададим создание формы с помо­щью мастера и нажмем кнопку ОК;

3)      в первом диалоговом окне мастера форм выберем в списке Табли­цы/Запросы таблицу Сведения об учениках, а в списке Доступные по­ля - поля для подготавливаемой формы. С помощью кнопки с двойной стрелкой (») перенесем поля, необходимые для создания формы в список Выбранные поля. Нажмем кнопку Далее для перехода во вто­рое диалоговое окно мастера;

4)      во втором окне выберем внешний вид формы (Выровненный) и на­жмем кнопку Долее;

5)      в третьем окне мастера зададим стиль оформления и вновь нажмем кнопку Далее;

6)      в последнем окне мастера введем заголовок формы Личная карточка ученика и нажмем кнопку Готово.

 

Самостоятельная работа № 5

1)      С помощью автоформ создайте три формы для таблицы Годовая успе­ваемость класса.

2)      С помощью автоформ создайте ленточную автоформу Сведения о ро­дителях по соответствующей таблице.

 

Конструктор форм

В готовый проект формы можно внести небольшие изменения, чтобы сде­лать ее более привлекательной. Можно, например, добавить рисунки, поля или изменить расположение отдельных полей. В режиме конструктора можно также выбрать новый вид и/или размер шрифта, выровнять содержимое элементов формы, выбрать цвет текста и/или фона, определить ширину и/или цвет грани­цы, выбрать специальные эффекты.

При работе с формой в режиме конструктора особое внимание следует об­ращать на следующие ее элементы:

­         область данных;

­         панель элементов;

­         список полей.

Область данных является основной частью формы. Здесь создаются и на­страиваются необходимые поля.

Обратите внимание на содержимое области данных. Каждая строка содер­жит два элемента: слева - название поля, справа - содержимое поля базы дан­ных. Длина элементов формы, предназначенная для размещения содержимого полей, соответствует размеру полей в таблице. Поле с названием элемента со­держит либо текст, определенный в поле Подпись при проектировании табли­цы, либо имя поля.

Вы можете изменить размер области данных. Для этого переместите указа­тель мыши к границе области данных или в ее угол(указатель превратится в «крестообразную» стрелку). Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на нужное место. Для подтверждения завершения операции отпустите кнопку мыши.

Панель элементов используется для добавления элементов управления. Панель элементов представляет собой стилизованное изображение элемента управления, который можно встроить в форму. Обзор кнопок панели элементов приведен в следующей таблице:

Название	Функция
Выбор объектов	Выделение объектов (позволяет маркиро­вать и перемещать поля, а так же изменять их размеры, установленные по умолчанию).
Мастера	Мастера создания элементов управления.
Надпись	Вставка в форму названия нового поля.
Поле	Отображает содержимое некоторого поля записи базы данных или вычисляемого по­ля.
Группа   пере­ключателей	Создание и размещение группы, в которую можно ввести контрольные переключатели или селекторные кнопки.
Выключатель	Создание выключателя, кнопки с фиксаци­ей.
Переключатель	Создание селекторного переключателя
Флажок	Создание контрольного переключателя.
Поле со списком	Создание комбинированного списка.
Список	Создание поля списка
Кнопка	Создание командной кнопки.
Рисунок	Встраивание иллюстраций в форму.
Свободная рам­ка объекта	Создание рамки объекта, для которого нельзя установить связь.
Присоединенная рамка объекта	Создание рамки объекта, для которого бу­дет объекта установлена связь с файлом-источником.
Разрыв таблицы	Установка принудительного конца страни­цы формы.
Набор вкладок	Создание формы или диалогового окна с несколькими вкладками.
Подчиненная форма/отчет	Встраивание подчиненной формы в глав­ную форму.
Линия	Проведение в форме разделительной линии.
Прямоугольник	Создание в форме прямоугольной рамки для группы полей.
Дополнительные элементы	Встраивание в форму элементов, не пред­ставленных на панели инструментов.

 Список полей содержит список всех полей в форме- источнике записей и используется для добавления полей в форму. Если список полей не отображает­ся, то откройте меню Вид и щелкните команду Список полей.

Добавление полей

Добавление полей в форму - несложная процедура, использующая метод «перенести - и - оставить».

Для добавления поля в форму выполните следующие действия:

1)      выберите его из списка полей;

2)      переместите курсор в нужную область формы;

3)      отпустите кнопку мыши.

Перенос полей

В режиме конструктора форм можно выполнять перенос полей:

1)    маркируйте поле, которое вы хотите перенести, выполнив щелчок на его содержимом (а не на его наименовании);

2)    удерживайте кнопку мыши нажатой, и указатель мыши приобретёт форму раскрытой ладони. Вокруг поля появятся маркеры изменения размеров (маленькие черные прямоугольники), а в левом углу рамки – большой черный квадрат ( маркер перемещения), с помощью которого можно переместить поле целиком;

3)    теперь при нажатой кнопке мыши переместите название и содержимое поля в нужную область формы;

4)    отпустите кнопку.

Автоформат

Access позволяет использовать при настройке формы  несколько заранее определённых форматов.

Используйте автоформат для выбора фона, цвета, шрифта.

Для этого вам необходимо выполнить следующие действия:

1)    выделите форму;

2)    меню Формат и щелкните команду Автоформат;

3)    дважды щелкните подходящий стиль.

Форматирование полей

1)      сначала выделите поле, которое вы хотите изменить. Если выбирается более одного элемента, то удерживайте при этом нажатой клавишу SHIFT;

2)      используйте панель инструментов Формат (форма/отчет) для выбора шрифта, его размера, а также для выбора типа выравнивания.

 

После того, как вы отформатируете поля, необходимо решить проблему, связанную с тем, что название некоторых полей могут не поместиться в отведенное для них пространство. Для решения этой проблемы выполните следующие действия:

1)      маркируйте поле, размер которого нужно изменить;

2)      вокруг поля появятся маркировочная рамка с маркерами изменения размеров (маленькие черные прямоугольники), а в левом углу рамки - большой черный квадрат (маркер перемещения);

3)      установите на нужный маркер указатель мыши (он примет вид двусто­ронней стрелки);

4)      не отпуская кнопку мыши, растяните маркировочную рамку до необ­ходимых размеров;

5)      отпустите кнопку мыши.

 

Самостоятельная работа № 6

1)    С помощью автоформата измените фон в автоформе в столбец Годо­вая успеваемость группы.

2)    С помощью конструктора форм измените расположение и размер по­лей автоформы Сведения о родителях .

3)    С помощью конструктора форм измените тип шрифта, размер, начерта­ние шрифта в ленточной форме Годовая успеваемость группы;